Privacy reglement

Inleiding Verwerking van persoonsgegevens door Arbo Advies

Dit privacyreglement heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Arbo Advies bij de uitvoering van onze dienstverlening op het gebied van arbeidsomstandigheden en gezondheid. Onder verwerking van persoonsgegevens wordt onder andere verstaan het verzamelen, opslaan, vastleggen, wijzigen, opvragen, raadplegen of vernietigen van persoonsgegevens. Arbo Advies adviseert en ondersteunt werkgevers bij het invoeren van integraal gezondheidsmanagementbeleid en helpt werknemers om duurzaam inzetbaar te blijven gedurende hun werkende leven. Daarvoor bieden we maatwerk op basis van een uitgebreid portfolio aan producten en diensten op het gebied van preventie, verzuim en interventies met als doel werknemers gemotiveerd en gezond te houden. Wij gaan zorgvuldig om met de persoonsgegevens die wij verwerken en houden ons daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’)1 . Dit betekent onder andere dat Arbo Advies:
- u op begrijpelijke en transparante wijze informeert over hoe en voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt;
- persoonsgegevens alleen voor welbepaalde doeleinden verwerkt en de gegevensverwerking baseert op één van de in de AVG genoemde grondslagen;
- passende beveiligingsmaatregelen treft om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en diefstal;
- u informeert over uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door Arbo Advies worden verwerkt.

Arbo Advies verwerkt als zorgaanbieder persoonsgegevens van de werknemers van haar klanten. De wet verplicht Arbo Advies om deze gegevens te verwerken. Als Arbo Advies zorg verleent aan werknemers, legt zij een arbeidsgezondheidskundig dossier aan van die werknemer. In dat dossier worden gegevens, waaronder persoonsgegevens, van de werknemer opgeslagen. In dit privacyreglement lichten wij toe hoe wij in dit kader omgaan met de persoonsgegevens van de werknemers aan wie wij zorg verlenen. Dat doen we in Deel A van dit privacyreglement.

Naast persoonsgegevens van werknemers verwerken wij binnen onze organisatie ook een aantal andere groepen persoonsgegevens, waaronder persoonsgegevens van onze leveranciers en persoonsgegevens van de bezoekers van onze website. In deel B leggen wij uit hoe wij omgaan met deze andere groepen van persoonsgegevens.

Deel C bevat een aantal algemene bepalingen waarin u onder meer leest hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen en bij wie u terecht kunt met vragen over dit privacyreglement. Dit privacyreglement komt tot stand en wordt beheerd onder verantwoordelijkheid van de directie van Arbo Advies.

DEEL A Persoonsgegevens die worden verwerkt door Arbo Advies

Arbo Advies verwerkt in haar rol van zorgaanbieder de volgende persoonsgegevens.
- Persoonsgegevens, waaronder:

• NAW gegevens;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Geboortedatum;
• Geslacht;
• Verpleegadres van de zieke werknemer;
• Werknemer ID (Hiermee wordt bedoeld het Werknemer ID, dan wel een andere specifiek bij een werknemer behorende codering die het Burger Service Nummer vervangt als sleutelwaarde, zoals omschreven in de Nationale Verzuimstandaard (‘NVS’) 2017. Deze standaard wordt onderschreven door arbodiensten aangesloten bij brancheorganisatie OVAL en beheerd door de Stichting Sivi).

- Bijzondere persoonsgegevens, waaronder:

• Gezondheidsgegevens, zoals de datum van ziekmelding werknemer, datum van herstelmelding, vermoedelijke duur van het verzuim, of sprake is van één van de vangnetbepalingen uit de Ziektewet, of de werknemer valt onder de Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen, of een zieke werknemer betrokken is geweest bij een verkeersongeval en gezondheidsgegevens die worden verzameld via vragenlijsten die de werknemer invult in het kader van preventieve zorgverlening;
• Medische gegevens die wij verwerken over uw gezondheid welke vallen onder het medisch beroepsgeheim en die nodig zijn voor de beoordeling van uw arbeids(on)geschiktheid, verzuimbegeleiding en reintegratie, zoals de aard en oorzaak van de ziekte en de voortgang van de behandeling, alsmede die nodig zijn voor het kunnen verlenen van preventieve zorg aan de werknemer;
• Burgerservicenummer.

Doeleinden

Arbo Advies verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens om de dienstverlening aan werkgevers en werknemers te kunnen uitvoeren op het gebied van integraal gezondheidsmanagement, arbeidsomstandigheden, verzuimbegeleiding, re-integratie, interventies, preventie, gezondheidsonderzoeken, keuringen, en vaccinaties. Daarnaast kunnen wij persoonsgegevens verwerken voor wetenschappelijke- en onderzoeksdoeleinden, voor zover dit op grond van de privacy wet- en regelgeving is toegestaan. Voorbeelden van dergelijk onderzoek zijn het opstellen van rapportages, zoals verzuimoverzichten en groepsrapportages of (verzuim- )statistieken. Daarnaast doen wij onderzoek ter verbetering van onze zorgverlening aan werknemers. De rapportages en statistieken voor een werkgever of diens medezeggenschapsorgaan bevatten uitsluitend gegevens op groepsniveau en bevatten geen persoonsgegevens die herleidbaar zijn tot een individu. Arbo Advies zorgt ervoor dat de persoonsgegevens veilig zijn opgeslagen en niet voor onbevoegde personen toegankelijk zijn.

Grondslag

Arbo Advies verwerkt de persoonsgegevens omdat zij daartoe wettelijk is verplicht op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst, de Arbeidsomstandighedenwet en contractuele verplichtingen met werkgevers en werknemers. Arbo Advies verwerkt enkel die persoonsgegevens die zij nodig heeft voor de uitvoering van deze wettelijke- en contractuele verplichtingen, zoals het aanleggen van een arbeidsgezondheidskundig dossier van iedere werknemer die zij begeleidt.

Op grond van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen in de zorg en de Wet gebruik Burgerservicenummer in de zorg gebruikt Arbo Advies het Burgerservicenummer van werknemers met het doel te waarborgen dat de in het kader van de verlening van zorg te verwerken persoonsgegevens op die cliënt betrekking hebben.

Arbo Advies krijgt pas de beschikking over de noodzakelijke persoonsgegevens van werknemers wanneer de wet Arbo Advies hiertoe verplicht, te weten het moment waarop de zorgverlening aan een werknemer start. Indien er géén zorg wordt verleend, krijgt Arbo Advies geen beschikking over persoonsgegevens van werknemers. Dit is gewaarborgd in de software die wij ter beschikking stellen aan werkgevers en werknemers in het kader van de uitvoering van integraal gezondheidsmanagement.

Naast een wettelijke of contractuele plicht, kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken indien u ons daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft.

Bewaartermijn

Persoonsgegevens die wij verwerken op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst bewaren wij ten minste 15 jaar na beëindiging van uw dienstverband bij uw werkgever of na de beëindiging van de overeenkomst tussen uw werkgever en Arbo Advies.

Bij het vaststellen van de bewaartermijn van de persoonsgegevens die wij verwerken, conformeert Arbo Advies zich aan de algemene richtlijnen voor het bewaren en verwijderen van medische gegevens van de Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Geneeskunst (KNMG).

Met inachtneming van de KNMG-richtlijnen gelden samengevat de volgende uitgangspunten bij het bewaren en verwijderen van medische gegevens:
A. Wij bewaren uw persoonsgegevens gedurende een periode van 15 jaar nadat:
- U uit dienst bent getreden bij uw werkgever;
- Ons dienstverleningscontract met uw werkgever eindigt;
- U overlijdt.
B. Indien sprake is van blootstelling aan gevaarlijke stoffen, bewaren wij uw persoonsgegevens, afhankelijk van de stof waaraan u bent blootgesteld, 30 of 40 jaar nadat u uit dienst bent getreden bij uw werkgever, onze dienstverleningscontract met uw werkgever is geëindigd of u bent overleden.
C. Nadat u uit dienst bent getreden of nadat ons dienstverleningscontract met uw werkgever is geëindigd, kunnen wij een verzoek ontvangen om uw persoonsgegevens over te dragen aan uw nieuwe bedrijfsarts of arbodienst. In dat geval dragen wij uw persoonsgegevens die verband houden met lopende ziektegevallen over aan uw nieuwe bedrijfsarts of arbodienst, waarna wij deze gegevens niet langer bewaren. Persoonsgegevens die uitsluitend verband houden met afgesloten ziektegevallen bewaren wij gedurende de wettelijke termijn van 15 jaar, dan wel 30 of 40 jaar indien sprake is van blootstelling aan gevaarlijke stoffen.
D. In afwijking van de gevallen genoemd onder A t/m C, bewaren wij uw persoonsgegevens langer indien de wet ons verplicht om uw gegevens langer te bewaren of indien het langer bewaren van uw persoonsgegevens voortvloeit uit de zorg van een goed hulpverlener. Daarnaast kunnen wij met uw uitdrukkelijke toestemming uw persoonsgegevens gedurende een langere periode bewaren.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Hieronder lichten wij toe in welke gevallen wij uw persoonsgegevens kunnen verstrekken aan derden.

Uw werkgever
Wij mogen slechts de volgende (persoons)gegevens aan uw werkgever verstrekken:
A. De werkzaamheden waartoe u niet meer of nog wel in staat bent (functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat u nog kan doen);
B. De verwachte duur van het verzuim;
C. De mate waarin u arbeidsongeschikt bent (gebaseerd op functionele beperkingen, restmogelijkheden en implicaties voor het soort werk dat u nog kunt doen);
D. Eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die uw werkgever voor uw re-integratie moet treffen.

Voordat wij bovengenoemde gegevens aan uw werkgever verstrekken, wordt u geïnformeerd over de inhoud van de informatie die wij aan uw werkgever verstrekken. Alle mogelijke overige gegevens die wij van u verwerken vallen onder het medisch beroepsgeheim van de bedrijfsarts en worden niet aan uw werkgever verstrekt, tenzij u ons daarvoor uw uitdrukkelijke toestemming verstrekt. U ondertekent daarvoor een machtiging die in uw arbeidsgezondheidskundig dossier wordt opgeslagen. De verzuimoverzichten of groepsrapportages die wij aan uw werkgever kunnen verstrekken, zijn geanonimiseerd en bevatten geen persoonsgegevens.

Interventiepartijen

Wij kunnen uw persoonsgegevens verstrekken aan personen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw behandeling of arbeidsgezondheidskundige begeleiding, voor zover dit noodzakelijk is voor hun taakuitoefening. Het kan bijvoorbeeld gaan om een fysiotherapeut of psycholoog naar wie u in overleg met de bedrijfsarts wordt doorverwezen in het kader van uw re-integratie. Wij verstrekken aan dergelijke interventiepartijen alleen persoonsgegevens voor zover deze personen BIG geregistreerd zijn en wij contractuele afspraken met hen hebben gemaakt over de verwerking van uw persoonsgegevens.

Het UWV

Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (‘UWV’) voor zover dit noodzakelijk is voor de taakuitoefening van het UWV op grond van de Wet SUWI. Dat is bijvoorbeeld het geval als u een WIA-uitkering aanvraagt. De bedrijfsarts verstrekt dan onder meer een actueel oordeel over uw ziekte en medische gegevens die noodzakelijk zijn voor de verzekeringsarts van het UWV om uw medische situatie te beoordelen.

Verzuimverzekeraars

Wij verstrekken niet-medische gegevens aan verzuimverzekeraars, waaronder gegevens betreffende de ziek- en hersteldmelding en administratieve gegevens, voor zover deze gegevens noodzakelijk zijn voor de verzekeraar om de hoogte van uw uitkering vast te stellen.

Nederlands Centrum voor Beroepsziekten

Wij zijn wettelijk verplicht om beroepsziekten te melden bij het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten ten behoeve van wetenschappelijke en statistische doeleinden. De gegevens die wij doorgeven zijn niet herleidbaar tot een persoon en wij geven dus geen persoonsgegevens van u door aan het Nederlands Centrum voor Beroepsziekten.

Partijen waarmee wij samenwerken voor

wetenschappelijke- en onderzoeksdoeleinden Met uw uitdrukkelijke toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken voor wetenschappelijke- en onderzoeksdoeleinden. Indien wij in het kader van een onderzoek samenwerken met derde partijen, verstrekken wij uitsluitend geanonimiseerde gegevens aan deze derden voor zover dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van het onderzoek. Persoonsgegevens worden in dit kader nimmer aan derden verstrekt

DEEL B Gegevens van bezoekers van de website van Arbo Advies

Categorieën van persoonsgegevens

Indien u een bezoek brengt aan onze website en via het contactformulier een vraag stelt of ons om informatie verzoekt, kunnen daarbij de volgende persoonsgegevens van u worden verwerkt:
A. Naam;
B. e-mailadres;

Indien u via onze website een klacht wenst in te dienen, worden daarbij de volgende persoonsgegevens van u gevraagd:
A. Bedrijfsnaam en adresgegevens;
B. Naam;
C. e-mailadres;
D. Telefoonnummer;
E. Adres;
F. Postcode;
G. Woonplaats.

Doeleinden

Arbo Advies verwerkt de bovengenoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het kunnen beantwoorden van uw vraag/klacht;
- Het kunnen verwerken van uw opmerking;
- Het aan u kunnen toesturen van gevraagde informatie;

Grondslag

Indien u ons een vraag stelt of om informatie verzoekt, heeft HumanCapitalCare een gerechtvaardigd belang om bovengenoemde persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk voor de goede afhandeling van uw verzoek.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens van bezoekers van de website zullen worden verwijderd nadat uw verzoek of vraag is beantwoord of uw opmerking is verwerkt.

Gegevens van leveranciers van goederen en diensten aan Arbo Advies

Categorieën van persoonsgegevens
Indien Arbo Advies een zakelijke relatie aangaat met een leverancier van goederen en diensten ten behoeve van de bedrijfsvoering van Arbo Advies, kunnen daarbij de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
A. Voor- en achternaam;
B. e-mailadres;
C. Zakelijk telefoonnummer;
D. Zakelijk adres en woonplaats;
E. Functie;
F. Naam van het bedrijf waarvoor u werkzaam bent.

Doeleinden

Arbo Advies verwerkt bovenstaande persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Het verwerken van facturen;
- Het onderhouden van het zakelijk netwerk van Arbo Advies.

Grondslag

Arbo Advies verwerkt bovengenoemde persoonsgegevens omdat dit noodzakelijk is om overeenkomsten met leveranciers te kunnen uitvoeren.

Bewaartermijn

De persoonsgegevens of gegevensdragers waarop persoonsgegevens staan, die noodzakelijk zijn om aan onze administratieplicht te voldoen, bewaren wij gedurende de wettelijke bewaartermijn. Overige persoonsgegevens zullen worden verwijderd na beëindiging van de relatie met onze leveranciers.

Gegevens van medewerkers van Arbo Advies

Wij verwerken persoonsgegevens van onze medewerkers. De verwerking van deze gegevens laten we buiten beschouwing in dit privacyreglement. Op het moment van indiensttreding leggen wij aan onze medewerkers uit hoe wij omgaan met hun persoonsgegevens.

Gegevens van sollicitanten

Categorieën van persoonsgegevens

Als u bij Arbo Advies solliciteert, verwerkt Arbo Advies de volgende persoonsgegevens van u:
A. Naam;
B. Emailadres;
C. Adres;
D. Woonplaats;
E. Telefoonnummer.

Doeleinden

Bovengenoemde persoonsgegevens worden verwerkt om de procedure van sollicitaties goed te laten verlopen, waaronder:
- Het kunnen opnemen van contact met u voor het maken van een afspraak of het geven van een terugkoppeling;
- Het kunnen beoordelen van uw profiel voor de functie waarvoor u heeft gesolliciteerd.

Grondslag

Indien u bij ons solliciteert, heeft Arbo Advies een gerechtvaardigd belang om bovengenoemde persoonsgegevens te verwerken. De verwerking van deze gegevens is noodzakelijk om de sollicitatieprocedure goed te laten verlopen.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens zullen vier weken nadat de vacature is vervuld worden verwijderd, tenzij u toestemming geeft om uw persoonsgegevens langer te bewaren.

Verwerking persoonsgegevens voor commerciële communicatie

Categorieën van persoonsgegevens

Wij kunnen uw contactgegevens gebruiken voor het toesturen van informatie over onze dienstverlening. In dat geval verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:
A. Naam;
B. e-mailadres.

Doeleinden

Bovengenoemde persoonsgegevens worden verwerkt om gericht commerciële berichten te kunnen versturen naar (potentiële) klanten om informatie te verstrekken over de diensten en producten van Arbo Advies. U kunt zich te allen tijde afmelden voor het ontvangen van commerciële communicatie van Arbo Advies.

Grondslag

Indien u klant van Arbo Advies bent hebben wij een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens te verwerken om commerciële berichten aan u te verzenden. Wij vinden het belangrijk om onze klantrelaties goed te onderhouden en onze klanten te voorzien van relevante informatie. Wij zullen aan potentiële klanten alleen commerciële berichten verzenden nadat wij hiervoor van hen uitdrukkelijke toestemming hebben verkregen.

Bewaartermijn

Uw persoonsgegevens worden verwijderd indien:
- De klant geen relatie meer heeft met Arbo Advies;
- Een potentiële klant zijn uitdrukkelijk toestemming heeft ingetrokken voor het mogen verzenden van commerciële berichten;
- U zich heeft afgemeld voor het ontvangen van commerciële communicatie van Arbo Advies.

DEEL C Beveiliging

Een adequate beveiliging van uw persoonsgegevens is zeer belangrijk. Arbo Advies treft alle redelijke en passende technische en organisatorische maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens veilig te stellen. Wij verwerken uw persoonsgegevens binnen Nederland. Persoonsgegevens wordt niet doorgegeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’). Om aantoonbaar de veiligheid van uw persoonsgegevens te kunnen waarborgen, is Arbo Advies ISO 9001 gecertificeerd. Als er ondanks de getroffen beveiligingsmaatregelen toch een beveiligingsincident plaatsvindt, zullen wij maatregelen treffen om de gevolgen voor uw privacy zoveel mogelijk te beperken.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden

Anders dan vermeld in deel A, verstrekt Arbo Advies actief geen persoonsgegevens aan derden. Indien Arbo Advies wel persoonsgegevens aan derden verstrekt, zal Arbo Advies daarvoor altijd voorafgaand toestemming verkrijgen van u, tenzij dat niet hoeft volgens de wet.

Uw rechten

U heeft het recht om ons schriftelijk te verzoeken om:

• Inzage in uw persoonsgegevens. U kunt ons vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Indien dat het geval is, leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke wijze wij dit doen en voor welke doeleinden. U kunt ons tevens verzoeken om een kopie van de persoonsgegevens die wij van u verwerken;
• Rectificatie van uw persoonsgegevens. Indien u van mening bent dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist of onvolledig zijn, kunt ons verzoeken om uw gegevens aan te vullen of te wijzigen;
• Wissing van uw persoonsgegevens. U kunt ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te wissen. Wij zullen uw gegevens na ontvangst van een verzoek daartoe zonder onredelijke vertraging wissen indien:
  • de gegevens niet langer meer nodig zijn voor het doel waarvoor wij ze hebben verwerkt;
  • u ons niet langer toestemming geeft om uw persoonsgegevens te verwerken;
  • u bezwaar maakt tegen de verwerking van de persoonsgegevens en er is geen reden waarom wij de gegevens nog langer mogen verwerken;
  • de gegevens door ons zijn verwerkt in het kader van direct marketing;
  • de persoonsgegevens door ons niet verwerkt hadden mogen worden (‘onrechtmatige verwerking’);
  • de wet ons verplicht om de persoonsgegevens te wissen.
• Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. In sommige gevallen wenst u mogelijk een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt ons in dat geval verzoeken om de gegevensverwerking te beperken. Wij zullen voldoen aan een dergelijk verzoek in de volgende gevallen:
  • U bent van mening dat de gegevens die wij over u verwerken onjuist zijn. Totdat de gegevens zijn gecontroleerd en eventueel zijn aangepast of aangevuld, zullen wij deze persoonsgegevens niet gebruiken;
  • Wij hadden de persoonsgegevens niet mogen verwerken, maar u wilt niet dat wij uw persoonsgegevens (volledig) wissen;
  • Wij hebben uw persoonsgegevens niet meer nodig, maar u wilt nog gebruik kunnen maken van deze gegevens voor instellen van een claim of het starten van een juridische procedure;
  • U maakt bezwaar tegen de verwerking door ons van uw persoonsgegevens en wij hebben dit bezwaar nog niet beoordeeld. Als er een beperking rust op de verwerking van uw persoonsgegevens, zullen wij deze gegevens slechts verwerken met uw toestemming. Voordat de beperking wordt opgeheven, stellen wij u daarvan op de hoogte.
• Verstrekking van uw persoonsgegevens in een gangbaar formaat. U kunt ons verzoeken om een kopie van de persoonsgegevens die wij over u verwerken. Wij verstrekken u een kopie in een gangbaar formaat dat bruikbaar is als u de gegevens bijvoorbeeld wilt overdragen aan een andere dienstverlener, zoals een andere arbodienst. Indien dit voor ons technisch mogelijk is en u dit wenst, kunnen wij de persoonsgegevens rechtstreeks doorzenden naar uw nieuwe dienstverlener.

U heeft tevens het recht om schriftelijk bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u bezwaar maakt, verzoeken wij u om aan ons toe lichten waarom u het niet eens bent met de verwerking van uw persoonsgegevens.

Klachtenregeling

Indien u van mening bent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of uw rechten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens niet worden gerespecteerd, kunt u uw klacht indienen via het klachtenformulier op onze website. Onze klachtenregeling is van toepassing. Deze kunt u raadplegen via onze website.

Contactgegevens

Mocht u vragen hebben over dit privacyreglement of de verwerking van uw persoonsgegevens door Arbo Advies, dan kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor de Gegevensbescherming via onderstaande contactgegevens.

Arbo Advies.
T.a.v. Functionaris voor de Gegevensbescherming
Copenweg 9
3411NX Lopik
Telefoonnummer: 0348-553243
e-mailadres: brandsen@arbo-advies.nl